Gestión contractual - Seguimiento a la ejecución contractual

En el SECOP II los supervisores de los contratos deben ingresar el avance de la ejecución y el área financiera debe aprobar las facturas ingresadas a la plataforma por el Proveedor.  Los supervisores pueden registrar el avance de la ejecución diligenciando el avance del plan de ejecución del contrato (ya sea por porcentaje o recepción de artículos) y colgando documentos de ejecución del contrato.
El plan de ejecución del contrato puede haber sido previamente definido por el estructurador del contrato. En ese caso, la labor del supervisor consiste en registrar el cumplimiento de las entregas ya previstas. Si el plan de ejecución no fue diligenciado por el estructurador del contrato, el supervisor puede ingresarlo siguiendo las instrucciones de la sección 7 Ejecución del contrato de esta guía.

a. Confirmar Entregas
Para registrar el cumplimiento del plan de ejecución del contrato, el supervisor debe ingresar a la entrega que cumplió el Proveedor, y hacer cli en “Confirmar plan”. Luego debe ingresar la fecha real de entrega y las observaciones que considere necesarias.  

b. Registro de entregas no planeadas 
Si durante la ejecución del contrato el Proveedor hace entregas que no estaban registradas en el plan, el SECOP II brinda la opción para ingresarlas. Haga clic en recepción no planeada e ingrese la fecha real de entrega y el bien o servicio entregado. En caso de que el plan de ejecución sea en porcentaje, una entrega no planeada se refiere a completar un porcentaje de entrega que no fue entregado de manera completa en el tiempo estipulado.  

c. Documentos de supervisión del contrato
Para ingresar al SECOP II los documentos de supervisión del contrato, usted debe ingresar a la sección “Documentos de ejecución del contrato” y hacer clic en “cargar nuevo”. Busque el documento en su computador y haga clic en “Anexar”. Los documentos son públicos inmediatamente se cargan al SECOP II. 
Tenga en cuenta que los Proveedores también pueden cargar documentos de ejecución contractual desde su cuenta, como por ejemplo los informes de avance y otros entregables. Como supervisor usted puede pedirles que carguen la información que requiera para que sea pública. Los Proveedores pueden consultar los documentos que cargue el supervisor, pero no pueden borrar ningún documento que haya ingresado el supervisor u otro funcionario la Entidad Estatal en esta sección.

d. Aprobación de facturas 
Una vez que los Proveedores completan sus entregas y le envían a la Entidad Estatal las facturas correspondientes, la persona designada en la Entidad Estatal (generalmente del área financiera) debe ingresar al SECOP II, consultar las facturas y aprobarlas o rechazarlas. La plataforma solicita que los Proveedores ingresen el número y fecha de radicación de la factura, lo que significa que los Proveedores deben llevar la factura en físico a la Entidad antes de ingresarla al SECOP II. 
Para ver la información de la factura, debe hacer clic en el “Detalle”. El SECOP II le muestra la siguiente información: : (i) identificación del pago; (ii) número de la factura; (iii) fecha de emisión y fecha de vencimiento; (iv) valor neto y valor total; (v) notas que haya dejado el Proveedor ; (vi) fecha de recepción original (es la fecha en la que el Proveedor radicó la factura en la Entidad Estatal (vii) número de radicación; y (viii) documentos, que es la sección donde el Proveedor ingresa la factura y sus documentos soporte.

Para aprobar una factura, la persona designada en la Entidad debe ingresar la fecha de recepción original de la factura, el código de registro presupuestal asociado y la entrega a la que corresponde la factura. Adicionalmente debe verificar si el valor a pagar es correcto, así como el porcentaje de amortización de anticipo en caso de que aplique. Cuando termine de verificar que la información es correcta, haga clic en “Aprobar”.  El Proveedor recibe un correo electrónico con la notificación de que la factura fue aprobada. 
En caso de que la información esté mal diligenciada por el Proveedor, haga clic en “Rechazar” y justifique el motivo del rechazo. Usted puede cargar documentos soporte de su decisión. Al rechazar la factura, el Proveedor recibe un correo electrónico y el SECOP II le la opción de editar la información para volver a enviar la factura para aprobación. 

Cuando la Entidad pague la factura, debe indicarlo en la sección de plan de pagos haciendo clic en “Marcar como pagado”. Luego debe ingresar la fecha real de pago, y si lo requiere puede adjuntar un documento soporte del pago. Posteriormente haga clic en “Confirmar”.

f. Balance de pagos y Balance de entregas
El balance de pagos y entregas queda diligenciado automáticamente con el registro de avance en el plan de ejecución y en el plan de pagos.